Databeskyttelse

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at løse den myndighedsopgave, som er grunden til, at vi har oplysningerne. Dine oplysninger kan også blive behandlet til administrative formål. Det er fx når vi udformer statistikker, ledelsesinformation, regnskaber og budgetter.

Retsgrundlaget for vores behandlinger af personoplysninger er reglerne i databeskyttelseslovgivningen. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, og artikel 9, stk. 2, litra f.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1.

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

• Den enkelte borger
• Andre borgere
• Myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner
• Kommunens egne medarbejdere, fx parkeringsvagter
• Registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR)

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Alle kerneområder i Roskilde Kommune behandler personoplysninger i større eller mindre grad. Her kan du se, de typiske persondata de enkelte områder behandler som led i deres arbejde.

Kommunaldirektør og Vicekommunaldirektøren

Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, matrikel-nummer, indkomstforhold, skatteoplysninger, forbrugsoplysninger, kontooplysninger, ansættelsesforhold, CV, fagforeningsoplysninger og helbredsoplysninger.

Social, Job og Sundhed

Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, fagforening, familieforhold, helbredsoplysninger, indkomstforhold, skatteoplysninger, forbrugsoplysninger, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, oplysninger om sigtelser og lignende, uddannelse og CV.

Skole og Børn

Adresser, cpr-nummer, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbredsoplysninger, kontooplysninger, religiøs overbevisning og sociale forhold, ansættelsesforhold, ejerforhold, indkomstforhold, seksuel orientering, sociale forhold, straffeattester, oplysninger om sigtelser og lignende, uddannelse og CV.

By, Kultur og Miljø

Adresser, ansættelsesforhold, biometri, cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, forbrugsoplysninger, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, foto og video, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, CV, GPS-lokationer, matrikelnummer og registreringsnummer.

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver, og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi kan for eksempel overlade persondata til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.

Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

• Ved høring efter forvaltningsretlige krav
• Ved fremsendelse af en afgørelse, eller
• Ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Vi sletter dine personlige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra udgangen af den journalperiode, som omfatter sagen.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

• Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver
• Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv-overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling, eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret) - du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
• Ret til berigtigelse (rettelse) - du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
• Ret til sletning - i særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
• Ret til begrænsning af behandling - du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
• Ret til indsigelse - du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring

Læs mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Se Datatilsynets kontaktoplysninger

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har mistanke om, at Roskilde Kommune har lækket personlige informationer eller på anden måde ikke har overholdt loven i håndteringen af dine eller andres personlige informationer.

Indeholder din henvendelse personlige eller følsomme oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion hos databeskyttelsesrådgiveren. 

Du kan naturligvis også kontakte Roskilde Kommune direkte via sikker mail.

Ligesom du kan søge om aktindsigt i forbindelse med din sagsbehandling, giver reglerne om databeskyttelse dig også indsigtsret i dine data.

Det gør du ved at kontakte Roskilde Kommune og bede om indsigt i dine data. Jo mere konkret du kan være i din beskrivelse af, hvilke data du ønsker indsigt i, desto hurtigere kan vi behandle din forespørgsel.

Kommune Kiri er Roskilde Kommunes chatbot og talerobot, som hjælper med svar på de mest almindelige spørgsmål og henvendelser til Borgerservice på Roskilde Kommunes hjemmeside www.roskilde.dk og på kommunens hovednummer 46 31 30 00.

Når du skriver eller taler med Kommune Kiri, gemmer Roskilde Kommune samtalen i 30 dage med henblik på kvalitetssikring, forbedring og for at kunne identificere fejl og mangler i Kommune Kiri.

Eventuelle personhenførbare og følsomme oplysninger, der fremgår af samtalen, fjernes og indgår ikke i videreudviklingen af Kommune Kiri.